Réussir sa “conduite du changement” en 8 étapes !

Pourquoi gérer le changement ? Si votre entreprise ne prend pas la gestion du changement au sérieux, cela peut entraîner une résistance au changement de la part des employés et des obstacles pour la mise en place du projet. Les employés peuvent ne pas adhérer aux changements, saboter le projet ou trouver des excuses pour ne pas utiliser les nouveaux outils ou processus. La nouveauté peut générer de l’incertitude, de la peur et remettre en question les habitudes de travail. Il est donc essentiel de prendre en compte la gestion du changement pour faciliter la transition et assurer la réussite du projet.

Il existe des modèles comme ADKAR et Kotter pour réussir la gestion du changement, mais même en les suivant, la gestion du changement ne se déroule pas toujours comme prévu. La sous-estimation de l’impact des changements sur les employés est souvent la cause de ces difficultés. Pour faciliter la transition, il est essentiel de suivre quelques étapes, même si elles peuvent sembler évidentes. Préparer la gestion du changement en amont en suivant ces étapes peut éviter le rejet des collaborateurs.

Quelles sont donc ces étapes miracles :

1. Définir les produits / services pour lesquels vous souhaitez gérer le changement

Prendre le temps de documenter cette étape est crucial pour éviter les quiproquos et les malentendus. Faites une liste exhaustive des produits / services / processus qui vont impacter les utilisateurs et mettez en face les avantages pour eux et pour l’entreprise. Cette liste sera la base de travail pour la suite de la gestion du changement.

• quels sont les avantages pour les utilisateurs ?
• en quoi cela va-t-il faciliter leur vie de tous les jours ?
• comment cette nouveauté va permettre à l’entreprise d’être plus performante ?
• …

Cette liste vous servira de base de travail pour le reste de la recette.

2. Définir la cible de votre gestion du changement

Vous définissez la cible de votre gestion du changement en étudiant vos collaborateurs et en les classant par groupes de personnes ayant des caractéristiques similaires. En un mot, vous devez créer des personas !

Une fois que vous avez créé les personas de vos collaborateurs, vous devez comprendre et documenter :

• quel produit / service / processus impacte quel persona,
• quels avatars seront totalement récalcitrants, ceux qui pourront vous aider à faire adopter les nouveautés, ceux qui vous demanderont le plus de travail d’adoption, …
• quel est le type de personnalité de chaque avatar, et par conséquent quel est le meilleur moyen de communiquer avec lui,
• …

Une fois cette étape terminée, ça y est vous avez fait le plus gros de la préparation et pour la plupart des gens la partie la moins fun du change management !

3. Définir quelle est la meilleure façon de communiquer pour chaque binôme persona / service.

Choisir les moyens de communication adaptés à chaque persona est crucial pour une gestion efficace du changement. Les options sont multiples et peuvent être combinées : formations en présentiel, en ligne, vidéos, mails, newsletters, guichet d’information, brochures, etc. Il est important de considérer les besoins de chaque persona pour choisir la meilleure méthode. Par exemple, les personnes qui ont besoin d’être rassurées préfèrent souvent les formations en présentiel ou les guichets d’information, tandis que les personas moins impactées peuvent être informées par mail ou newsletter. Les choix de communication dépendront également du budget et du temps à disposition.

4. Faire un plan de communication

Pour gérer le changement efficacement, vous devez planifier les communications à l’avance. Créez un plan de communication pour chaque persona, détaillant les actions et leur timing. Ensuite, créez un plan global en adaptant et en mutualisant les actions. Utilisez une présentation visuelle pour avoir une vue d’ensemble.

5. Définir votre budget

Le budget de la conduite du changement est souvent inclus dans le budget total du projet. Si ce n’est pas le cas, utilisez votre plan de communication pour définir le budget nécessaire. Si le budget est limité, organisez des ateliers collaboratifs pour trouver des idées innovantes pour réaliser des actions à moindre coût.

6. Définir des KPI

Pour mesurer l’efficacité de votre conduite du changement, vous devez définir des indicateurs clés avant de lancer vos campagnes de communication. Vous pouvez mesurer des éléments tels que la connaissance des changements à venir et la perception des collaborateurs vis-à-vis de ces changements à venir. Ensuite, mesurez ces mêmes indicateurs au fur et à mesure de vos campagnes pour évaluer leur pertinence et améliorer leur efficacité.

7. Trouver des prestataires pour réaliser les étapes du plan de gestion du changement

Une fois votre plan de communication prêt, il faut penser à qui va le mettre en place. Vous avez trois options :

1. Si vous avez les compétences et les disponibilités en interne, c’est parfait, vous pouvez commencer tout de suite.
2. Si vous ne disposez que de certaines compétences ou disponibilités, vérifiez d’abord auprès de vos collaborateurs s’ils peuvent aider. Si nécessaire, contactez des partenaires potentiels en leur expliquant vos besoins.
3. Si vous n’avez pas les compétences en interne, cherchez d’abord chez vos collaborateurs. Sinon, cherchez de l’aide à l’extérieur. Rencontrez plusieurs prestataires avant de faire votre choix.

Astuce : ne choisissez pas le prestataire le moins cher si vous n’êtes pas convaincu. Vous pouvez aussi mixer plusieurs partenaires pour différentes activités.

8. Lancer les campagnes (Run)

Vous avez tout en main pour lancer vos campagnes de communication. Cela comprend les processus, produits, services qui vont impacter vos collaborateurs, les différentes cibles et la façon dont vous devez communiquer avec eux. Vous avez également un plan de communication global ainsi qu’un plan par cible, des indicateurs et des personnes (internes ou externes) pour réaliser les actions prévues.

Pour réussir votre conduite de changement, il est important d’identifier vos collaborateurs et la façon dont ils sont impactés par les changements. Il faut adapter les plans de communication en fonction des différents groupes de collaborateurs.

Il faut être simple et pragmatique dans votre approche de communication et utiliser les indicateurs pour mesurer l’efficacité de la conduite du changement. Si vous n’avez pas les ressources nécessaires en interne, déléguez la tâche à des prestataires externes.

Pour améliorer vos campagnes de communication, utilisez la roue de Deming : récoltez des retours, analysez-les et adaptez-vous en conséquence.